Préparer votre séjour avec EJN

Classe de découverte

Aides au départ

EJN vous aide à préparer votre séjour étape par étape.

Étape n°1 : Faire connaître son projet – Inscrire sa classe

L’inscription pour les séjours à EJ’N se fait en se rendant sur le site internet :

www.ejn02.fr/e temps de l’école

  • Inscrivez-vous pour faire connaître votre dossier à EJ’N. Cela ne constitue pas un engagement irrémédiable au départ mais permet à EJ’N de connaître votre demande.
  • Informez vos collègues et le(la) directeur(trice) d’école
  • Signalez votre intention de réaliser ce projet à l’équipe de circonscription

Etape n° 2 : Financer le séjour

C’est la partie qui peut le plus vous impressionner mais nous sommes là pour vous aider ! Il faut obtenir 3 financements.

1/ Les bourses du conseil départemental et de l’aide JPA/ANCV

Un ensemble de documents est disponible, avec des modèles de documents et des annexes imprimables (etc.) ici / ou sur simple demande en appelant le 03.23.23.47.92

  • Document : « Financer le séjour »
  • Document : « Obtenir son QF »
  • Document : « Obtenir son QF sans son numéro d’allocataire »
  • Document : « Document excel 1 à compléter »
  • Document : « Document excel 2 à compléter »

Pour obtenir cette aide, vous allez demander aux familles leurs attestations de quotient familial de la CAF ou de la MSA et leur RIB.

Ne vous inquiétez pas ! Le protocole complet et téléchargeable du document « Financer son séjour » va vous y aider. Il suffit de le suivre !
Mais les documents « Document excel à compléter » 1 et 2 sont à envoyer au + vite à EJ’N

2/ La subvention de la commune ou du syndicat intercommunal

Il vous faut faire part de votre projet à votre commune ou au syndicat intercommunal. Rapprochez-vous d’eux, présentez- leur votre projet et la part de participation suggérée par EJ’N que vous leur demandez (voir ici les tarifs). Il vous faut obtenir leur accord écrit d’engagement et le faire parvenir à EJ’N.

3/ La participation des parents

Il faut informer les parents au plus tôt de votre projet.

Organisez une réunion d’informations pour les parents (voir sur le site les diaporamas et documents d’accompagnement). Plus tôt celle-ci a lieu, plus l’échelonnement des paiements sera possible pour les parents. 1 Par ailleurs, la coopérative scolaire, les associations de parents peuvent peut-être vous aider à financer une partie du séjour des élèves.

Etape n° 3 : EJ’N confirme les dates et la possibilité de départ

EJ’N vous envoie une convention précisant les dates de votre séjour, son coût, le nombre de gratuités adultes, un dossier complet de présentation du centre choisi.

Il faut alors :

  1. Compléter et retourner la convention à Education Jeunesse Aisne accompagnée d’une lettre d’engagement du conseil municipal ou du syndicat intercommunal sur la participation de la commune (si cela n’est pas encore fait). Dès la réception de ces deux documents par l’association, les dates du séjour seront définitivement retenues.
  2. Envoyer à EJ’N tous les éléments nécessaires à l’aide au financement indiqués dans le protocole téléchargeable sur internet (voir ici étape n°2) – Notamment les documents « Document excel à compléter » 1et 2 qui sont à envoyer au + vite à EJ’N

EJ’N vous renvoie un certain nombre de documents. Il faut les faire signer aux parents puis

  • En récupérer et en archiver certains
  • En envoyer au conseil départemental de l’Aisne
  • En envoyer à La JPA

Tout vous sera indiqué.

Etape n° 4 : Solliciter l’autorisation administrative de départ

Au plus tard 8 semaines avant le départ – 5 semaines pour une classe dans l’Aisne – (hors vacances scolaires : faites très attention à cette date), vous devez avoir composé votre dossier de sortie scolaire et l’avoir envoyé en 2 exemplaires à votre I.E.N. de circonscription.

Ce dossier est téléchargeable sur www.ejn02.fr/documents-a-telecharger

Le dossier de sortie scolaire doit comprendre

  • Votre projet pédagogique
  • Votre demande d’autorisation de départ en sortie scolaire (pré-remplie par EJ’N)
  • Le programme détaillé du séjour (attention : en cas de séjour à la neige, prévoir aussi un planning envisageant une absence d’enneigement)
  • La liste des élèves (en précisant la répartition filles, garçons)
  • La fiche de transport et le schéma de conduite envoyés par EJ’N si vous êtes transportés par ce biais
  • La liste des transports internes au séjour (jointe dans le dossier de présentation du centre que vous allez recevoir)
  • La liste des passagers et les numéros de téléphone des personnes à prévenir en cas d’urgence
  • Une attestation de prise en charge des transports internes au séjour (jointe également dans le dossier de présentation du centre EJ’N) 
  • Les noms et qualifications des intervenants extérieurs dans le cadre des activités sportives à encadrement renforcé (copies des diplômes jointes également dans le dossier de présenta tion du centre EJ’N)
  • La copie du diplôme de l’A.F.P.S. ou P.S.C.1. de l’un des adultes présent sur le séjour (des membres de l’équipe du centre sont titulaires de ces diplômes)

Etape n° 5 : Préparer votre séjour

Envoyer une copie de votre projet pédagogique, de votre programme prévisionnel et la liste de vos élèves au centre. Contacter le directeur pour l’organisation pratique de votre séjour (régimes alimentaires, problèmes médicaux etc.)

Etape n° 6 : Vivre votre séjour

Bon séjour à vous !

Etape n° 7 : Evaluer, faire un bilan et liquider les éléments financiers

A votre retour, il convient – d’évaluer les apprentissages des élèves – de renvoyer le bilan qualitatif à EJ’N – de liquider les éléments financiers du séjour (le protocole téléchargeable vous ne donnera le détail – voir ici l’étape n°2

Télécharger ces informations en pdf :

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