Préparer votre séjour étape par étape avec EJN

Les aides au départ, EJN vous aide à préparer votre séjour étape par étape.

  • Étape n°1 : Faire connaître son projet – Inscrire sa classe

    L’inscription pour les séjours à EJ’N se fait sur notre site internet :

    => Inscrivez vous pour faire connaître votre dossier à EJ’N.
    Cela ne constitue pas un engagement irrémédiable au départ mais permet à EJ’N de connaître votre demande.

    => Informez vos collègues et le(la) directeur(trice) d’école

    => Signalez votre intention de réaliser ce projet à l’équipe de circonscription

  • Étape n°2 : Financer le séjour

    C’est la partie qui peut le plus vous impressionner mais nous sommes là pour vous aider !
    Il faut obtenir 3 financements.

    1 / Les bourses du conseil départemental et de l’aide JPA/ANCV

    l’ensemble des documents est disponible sur notre page documents à télécharger ou sur simple demande

    Pour obtenir cette aide, vous allez demander aux familles leurs attestations de quotient familial de la CAF ou de la MSA et leur RIB.

    Ne vous inquiétez pas !

    Le protocole complet et téléchargeable du document « Financer son séjour » va vous y aider. Il suffit de le suivre !
    Mais les deux documents Excel à compléter sont à envoyer au plus vite à EJ’N

    2 / La subvention de de la commune ou du syndicat intercommunal

    Il vous faut faire part de votre projet à votre commune ou au syndicat intercommunal.

    Rapprochez-vous d’eux, présentez-leur votre projet et la part de participation suggérée par EJ’N que vous leur demandez (voir ici les tarifs).

    Il vous faut obtenir leur accord écrit d’engagement et le faire parvenir à EJ’N. Sinon, une coopéra- ton avec une association (de parents par exemple) … peut venir suppléer certains financements.

    3 / La participation des parents

    Il faut informer les parents au plus tôt de votre projet.

    Organisez une réunion d’informations pour les parents (voir sur le site les diaporamas et documents d’accompagnement). Plus tôt celle-ci a lieu, plus l’échelonnement des paiements sera possible pour les parents.

    Par ailleurs, la coopérative scolaire, les associations de parents peuvent peut-être vous aider à financer une partie du séjour des élèves.

  • Étape n°3 : EJ’N confirme les dates et la possibilité de départ

    EJ’N vous envoie une convention précisant les dates de votre séjour, son coût, le nombre de gratuités adultes, un dossier complet de présentation du centre choisi.

    Il faut alors :

    1- Compléter et retourner la convention à Education Jeunesse Aisne accompagnée d’une lettre d’engagement du conseil municipal ou du syndicat intercommunal sur la participation de la commune(si cela n’est pas encore fait). Dès la réception de ces deux documents par l’association, les dates du séjour seront définitivement retenues.

    2- Envoyer à EJ’N tous les éléments nécessaires à l’aide au financement indiqués dans le protocole téléchargeable sur internet (voir ici étape n°2) – Notamment le document « Document excel à compléter » qui est à envoyer au plus vite à EJ’N

    EJ’N vous renvoie un certain nombre de documents.

    Il faut les faire signer aux parents puis
    – En récupérer et en archiver certains
    – En envoyer au conseil départemental de l’Aisne
    – En envoyer à La JPA

    Tout vous sera indiqué.

  • Étape n°4 : Solliciter l’autorisation administrative de départ

    Au plus tard 8 semaines avant le départ – 5 semaines pour une classe dans l’Aisne – (hors vacances scolaires : faites très attention à cette date), vous devez avoir composé votre dossier de sortie scolaire et l’avoir envoyé en 4 exemplaires à votre I.E.N. de circonscription.

    Ce dossier est téléchargeable ici

    Nous vous conseillons de vous octroyer deux semaines de sécurité supplémentaire dans le dépôt du dossier.

    Le dossier de sortie scolaire doit comprendre

    – Votre projet pédagogique
    – Votre demande d’autorisation de départ en sortie scolaire (pré-remplie par EJ’N)
    – Le programme détaillé du séjour (attention : en cas de séjour à la neige, prévoir aussi un planning envisageant une absence d’enneigement)
    – La liste des élèves (en précisant la répartition filles, garçons)
    – La fiche de transport et le schéma de conduite envoyés par EJ’N si vous êtes transportés par ce biais
    – La liste des transports internes au séjour (jointe dans le dossier de présentation du centre que vous allez recevoir)
    – La liste des passagers et les numéros de téléphone des personnes à prévenir en cas d’urgence
    – Une attestation de prise en charge des transports internes au séjour (jointe également dans le dossier de présentation du centre EJ’N)
    – Les noms et qualifications des intervenants extérieurs dans le cadre des activités sportives à encadrement renforcé
    (copies des diplômes jointes également dans le dossier de présentation du centre EJ’N)
    – La copie du diplôme de l’A.F.P.S. ou P.S.C.1. de l’un des adultes présent sur le séjour (des membres de l’équipe du centre sont titulaires de ces diplômes)

  • Étape n°5 : Préparer votre séjour

    Envoyer une copie de votre projet pédagogique, de votre programme prévisionnel et la liste de vos élèves au centre.

    Contacter le directeur pour l’organisation pratique de votre séjour (régimes alimentaires, problèmes médicaux etc.)

  • Étape n°6 : Vivre votre séjour

    Bon séjour à vous !

  • Étape n°7 : Evaluer, faire un bilan et liquider les éléments financiers

    A votre retour, il convient de :

    – Évaluer les apprentissages des élèves
    – Renvoyer le bilan qualitatif à EJ’N
    – Liquider les éléments financiers du séjour
    (le protocole téléchargeable vous ne donnera le détail – voir ici l’étape n°2)

  • Eléments financiers

Les projets de classes de découvertes paraissent souvent difficiles à financer. Outre les communes, communautés de communes, coopératives, des solutions existent.

Dans l’Aisne, grâce au soutien constant et important du Conseil départemental, le départ des élèves est grandement facilité.

 

L’aide individuelle que peut apporter le dispositif mis en place par La JPA et l’ANCV pour toutes les familles dont le quotient familial est inférieur à 900 résout souvent les problèmes de financement pour les élèves dont les situations sont les plus difficiles

 

EJ’N vous aide à obtenir ces aides

Les tarifs présentés ici constituent le montage financier normal des séjours, tel qu’il a été réfléchi par les différents partenaires du dispositif. EJ’N se tient à la disposition des équipes éducatives, au cas par cas, pour les aider à réussir le montage financier de leur séjour.

Les coûts des séjours, par élève, pour 2018, seront les suivants :

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